Uma das grandes reclamações dos funcionários é a quantidade de reuniões que eles participam diariamente, chegando a ponto de recusarem reuniões para “poderem trabalhar um pouco”. Isso já aconteceu com você?

Temos um post aqui no Blog Alvarium que mostra uma técnica para evitar reuniões que poderiam ser emails 

Porém hoje vamos falar de um tipo de reunião específica que se for aplicado de forma correta é rápida e muito eficiente, a Reunião em pé!

Uma reunião em pé é uma reunião diária da equipe realizada para fornecer uma atualização de status aos membros da equipe.

O objetivo dessas reuniões é essencialmente o mesmo:

• Alinhamento através da comunicação com a equipe
• Identificação e soluções para possíveis “bloqueios de estradas”

As reuniões que demoram muito tendem a ter pouca energia e os participantes que não estão diretamente relacionados a uma longa discussão tendem a se distrair.  Portanto, concentre a reunião usando o seguinte formato:

• Comece a reunião no início do dia.
• Não deve durar mais de 15 minutos.
• O líder da reunião (facilitador) deve fazer perguntas questões:
  • O que eu realizei ontem?
  • O que vou fazer hoje?
  • Quais obstáculos estão impedindo meu progresso?

A frequência das reuniões em pé depende da criticidade dos itens discutidos ou da urgência do projeto. Itens mais críticos e urgentes, como reclamações de clientes ou projetos de alto nível, podem ser diários ou duas vezes por dia, enquanto outras atividades podem se reunir com menos frequência. Isso não substitui a reunião de equipe necessária para cumprir os marcos do projeto.

A reunião em pé oferece vários benefícios poderosos para as equipes:

• Cria uma linguagem compartilhada entre os membros da equipe
• Permite a realocação de recursos em tempo real
• Possibilita um foco em atividades de criação de valor
• Estabelece um plano de trabalho claro para cada dia
• Fornece um mecanismo para mudança cultural
• Constrói a identidade da equipe e o comprometimento emocional

Dicas para manter a reunião eficiente:

• Considere o uso de um cronômetro de cozinha para garantir que suas reuniões não durarão mais de 15 minutos.
• Inclua todos os membros da equipe, mesmo que eles não estejam presente na empresa
• Mantenha a participação limitada a esses membros da equipe que realmente criam entregas e executam ações.
• Incluir membros da “equipe estendida” somente quando seu nível de atividade no projeto é alto.
• Não deixe que apenas uma pessoa fale na reunião, passe a palavra para os outros membros da equipe.
• Fique ao redor do quadro de tarefas para que você possa se concentrar e mantenha a placa atualizada também.
• Destaque os problemas, mas resolva-os mais tarde, esta reunião não é para conversas prolongadas.

Embora o stand up diário seja uma ferramenta maravilhosa de colaboração, também é útil destacar muitos obstáculos e coisas que impedem a equipe de alcançar a excelência. O principal papel da gestão é remover os obstáculos e criar condições para que a equipe realize seu trabalho com eficiência.