Locais de trabalho ocupados devem ter facilidade para se comunicar entre departamentos, funcionários individuais, clientes e fornecedores sobre o gerenciamento da movimentação de materiais, peças, produto acabado e outras informações de processo relevantes. Para atingir esse objetivo, a utilização de Kanban permitirá à empresa terminar as tarefas exatamente como elas precisam ser feitas e precisamente quando precisam ser concluídas.

Kanban é uma palavra japonesa que significa quadro indicador, sinal ou cartão. Um sistema Kanban usa principalmente dicas visuais para sinalizar quando uma ação específica deve ocorrer. Em um ambiente de manufatura, por exemplo, um cartão listando informações específicas pode ser enviado do departamento de remessa para a linha de montagem solicitando um certo número de produtos. O cartão Kanban neste exemplo serve como um link entre os dois departamentos e funciona para acionar a ação de mover aquele material, permitindo que o trabalho ocorra exatamente quando deveria.

Exemplos de Kanban também podem ser vistos em casa. Uma pessoa pode ter uma despensa organizada onde guarda produtos enlatados que não estragam rapidamente. Nessa despensa, há duas latas de cada alimento, uma em frente da outra. Quando uma lata é usada, a segunda lata é movida para a frente. Essa ação – remover a primeira lata da prateleira e mover a outra para frente – é a deixa usada para sinalizar a necessidade de comprar mais daquele produto, no qual é adicionado à lista de compras semanal.

Este sistema, seja no depósito ou em uma casa, é tão simples que pode nem parecer um sistema. No entanto, o uso de dicas visuais mantém os processos de fabricação e cozinhas funcionando sem problemas, sem exigir uma parada na produção devido ao excesso de estoque desorganizado ou à falta de uma peça ou ingrediente essencial.

Os sistemas baseados na ideia do Kanban são comumente usados em hospitais, escritórios, depósitos e inúmeras outras instalações. Usado como parte de um sistema de manufatura enxuta, muitas empresas descobriram que o Kanban é uma forma benéfica de reduzir o estoque e eliminar o desperdício do fluxo de trabalho. As empresas que empregam sistemas Kanban o fazem com regras específicas em mente e planejamento meticuloso antes de iniciar a transição para este método simples, mas eficaz. Não importa o quão diferente os sistemas Kanban únicos pareçam de uma empresa para outra, eles são todos baseados na mesma ideia básica: usar dicas visuais para desencadear ações.