Sua desorganização está te atrapalhando?
Muitos de nós pensamos que somos organizados e não temos consciência de como o contrário nos afeta. Nem sempre é óbvio como a desorganização está afetando a qualidade e a eficiência do seu trabalho. Vamos tentar este pequeno teste para ver se você é desorganizado:
- Você passa grande parte do dia procurando coisas, vasculhando pilhas, arquivos e gavetas?
- Você se esquece de compromissos e tarefas importantes?
- Você gasta menos de 60% do seu dia focado em suas tarefas mais valiosas?
- Você perdeu prazos ou atrasou as respostas às solicitações?
- Você conclui a tarefa de prioridade mais baixa primeiro?
- Conduziu uma reunião sem enviar pauta ou deixou de acompanhar com atas?
- Você tem itens de ação em sua lista de tarefas que estão lá há algum tempo?
- Você descobriu papéis que precisavam de sua atenção há muito tempo e agora é tarde demais?
- Você tem problemas para recuperar arquivos facilmente quando necessário?
- Você demora um pouco para encontrar informações de contatos importantes quando precisa?
Se você responder sim a qualquer uma dessas perguntas, a desorganização pode estar causando um desempenho ruim no trabalho. Ser desorganizado afeta o desempenho no trabalho e como os outros o percebem. Ser desorganizado pode custar a você e sua empresa dinheiro, tempo e clientes.
Você provavelmente já ouviu o ditado: “Tempo é dinheiro”. Vamos considerar o custo da desorganização para você e seu empregador por um momento. Por exemplo, suponha que você gaste apenas uma hora por dia procurando coisas e receba apenas R$ 20 por hora. Em uma semana, você custou R$ 100 e, em um período anual de 50 semanas, o custo para o resultado final é de R$ 5.000. Agora, se sua empresa tem 100 funcionários e cada um deles está desperdiçando uma hora por dia durante 50 semanas do ano, sua lucratividade é impactada em R$ 500.000. Uau, isso é muito dinheiro!
Existem outros custos para você e para a organização, como comprar duplicados e triplicados de coisas que você não consegue encontrar agora apenas para localizá-los mais tarde. Prazos perdidos podem resultar em insatisfação do cliente, perda de lançamentos de produtos e perda de receita. O tempo é provavelmente o maior impacto para você e sua empresa, pois nunca pode ser substituído.
Se você está sempre vasculhando a bagunça, perdendo informações importantes ou perdendo coisas à vista, precisa começar a se organizar. Um espaço organizado é simplesmente aquele em que as coisas que você mais precisa estão à mão, as coisas que você precisa com frequência são facilmente encontradas e as coisas que você raramente precisa estão fora do caminho, mas facilmente recuperadas quando necessário.
O velho ditado frequentemente encontrado no 5S descreve um espaço organizado como “um lugar para tudo e tudo em seu lugar”. Você deve ser capaz de encontrar as coisas quando precisar delas, para não perder mais tempo e dinheiro duplicando seus esforços. Isso significa que a organização deve atender às suas necessidades, não uma noção imposta de limpeza.
Não espere que algo aconteça, faça algo acontecer. Aplique o 5S para organizar sua vida e área de trabalho para ganhar eficiência. O 5S é originário da Toyota e é definido em inglês (e japonês):
Ordenar (Seiri)
Conjunto (Seiton)
Limpeza (Seiso)
Padronizar (Seiketsu)
Sustentação (Shitsuke)
5S é um processo e método para criar e manter um local de trabalho organizado, limpo e de alto desempenho. Ele permite que qualquer pessoa distinga rapidamente entre condições normais e anormais. O 5S pode ser a base para melhoria contínua, zero defeitos, redução de custos e um espaço de trabalho mais produtivo. A metodologia 5S é uma forma sistemática de melhorar o local de trabalho, processos e produtos por meio do envolvimento dos funcionários.
Manter-se organizado economizará tempo e dinheiro e permitirá que você se concentre em suas tarefas de forma eficaz, aumentando assim sua produtividade pessoal. Não deixe que a desorganização o impeça.
