Como evitar reuniões que poderiam ser um email

Todo mundo já participou daquela reunião que poderia ter sido um email, certo?

Em todas as organizações as reuniões são necessárias e naturais para a condução dos negócios. Como em todos os processos, existem ações de valor agregado e ações sem valor agregado. Essas ações sem valor agregado podem ser muito caras para as empresas e elas nem mesmo “veem”.

Todos nós já participamos de reuniões que não começam no horário porque as pessoas chegam atrasadas, ou que não fazem sentido o esforço feito para reunir os participantes. Nenhuma organização possui recursos infinitos, portanto, desperdiçar capital humano não faz sentido e, infelizmente, é muito comum. Você já parou para considerar a implicação de custo dessa espera?

Vamos considerar que há 10 reuniões por dia que começam 5 minutos atrasadas e a taxa média por hora dos 10 participantes é de R$30 / hora. Isso significa que perdemos 500 minutos (8 1/3 horas) de tempo sem valor agregado por dia a um custo de R$ 250 por dia. Se você realizar essa análise por um ano, obterá 125.000 minutos (260 dias desperdiçados) a um custo de R $62500. Portanto, o impacto de 5 reuniões por dia, começando com 5 minutos de atraso para uma pessoa por ano, seria cerca de 12 dias de perda de produtividade. Agora imagine o desperdício para reuniões que nem precisariam ser realizadas

Ron Pereira, cofundador da Gemba Academy desenvolveu uma técnica para evitar o desperdício de tempo em uma reunião. A técnica desenvolvida chama-se SPACER, que é um anagrama para Safety, Purpose, Agenda, Conduct, Expectations e Roles (Segurança, Propósito, Agenda, Conduta, Expectativas e Funções), vejamos como ele funciona:

Segurança – é sempre a principal prioridade, discuta os protocolos de segurança como evacuação, EPI ou equipamento de segurança necessário na instalação, localização do banheiro, etc.

Objetivo – “para que serve a reunião?”, Discutir o que está no escopo e o que pode não estar.

Agenda – não importa o tipo de reunião ou por quanto tempo deve haver algum tipo de plano

Conduta – quais são as regras que os participantes da equipe devem seguir durante a reunião, como telefone celular, discussões paralelas, etc.

Expectativas – o que esperamos obter desta reunião, especialmente se for uma sessão de treinamento

Funções – quais são as funções dos participantes na reunião, há um responsável pela pauta, por exemplo

A apresentação de SPACER com os participantes da reunião pode demorar o tempo que for necessário para definir a estrutura da reunião. Essa pode ser uma ótima maneira de começar a construir o trabalho em equipe desde a primeira reunião.

O SPACER é uma boa técnica para aumentar a eficácia de uma reunião, mas como tudo na vida o bom senso ainda tem que falar mais alto, sempre se pergunte,”Essa reunião pode ser uma telefonema ou um email”, antes de marcá-la

Um dos maiores desafios para atingir a eficácia é que somos essencialmente criaturas de hábitos. Fazemos as coisas dessa maneira porque sempre fizemos as coisas dessa maneira – status quo. Em um ambiente Lean, precisamos aprender a “ver” os desperdícios em nossos negócios, incluindo como conduzimos os negócios, como reuniões, e encontrar melhores maneiras de fazer essas atividades.