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O que é o Lean Healthcare?

admin — Mon, 30 Aug 2021 20:32:14 +0000

O que é o Lean Healthcare?

Mapeamento de processos

Neste post do blog Alvarium vamos conversar um pouco sobre como a manufatura Lean pode ajudar a melhorar os processos dentro de hospitais, clínicas, postos de saúde e etc.

Lean é uma forma estruturada de resolver problemas que causam desperdício em um sistema. Trata-se de ouvir seus clientes, envolvê-los naquilo que eles valorizam e atender às suas expectativas. Hoje, as indústrias em todo o mundo adotaram práticas de “gerenciamento Lean” e “pensamento Lean”. Muitos setores contribuíram para o que hoje conhecemos como Lean, como a Toyota e vários outros na indústria automotiva. Usar a filosofia Lean pode melhorar a qualidade do atendimento e reduzir erros em nossos complexos sistemas de saúde.

O pensamento Lean está entrando no setor de saúde. O que significa adotar uma prática de gerenciamento Lean para um sistema de saúde? Neste blog, vamos mergulhar em algumas das principais estratégias Lean que qualquer organização de saúde pode pensar em adicionar ao seu programa de melhoria de qualidade.

Escolhendo LEAN para melhoria de processos
Na área da saúde, é importante a voz do cliente – o paciente. Quais são as necessidades e os desejos do cliente? Que expectativas eles têm na prestação dos serviços de saúde?

A mentalidade Lean nos faz focar muito em atividades que agregam valor ao cliente, por isso este é o foco do Lean na área de saúde. Usando ferramentas LEAN, podemos tentar eliminar formas de desperdício num sistema de saúde. A aplicação destes conceitos vem comumente sendo chamada de Lean Healthcare!

Entenda um pouco mais sobre valor agregado e desperdício no Lean Manufacturing

O papel dos métodos enxutos no sistema de saúde

As organizações de saúde são complexas por natureza. Portanto, é difícil para o pessoal, por si só, saber quais tarefas são mais importantes. O Lean ajuda a esclarecer e orientar a equipe sobre como executar corretamente as tarefas para melhorar a qualidade do trabalho. Com relação a isso, o papel principal da alta administração é comunicar-se continuamente em termos claros com os funcionários da linha de frente.

Como resultado, a alta administração deve estabelecer em uma abordagem passo a passo as metas que são mais relevantes e importantes na criação de valor para a organização.

Além disso, o objetivo básico do lean na área de saúde é canalizar os recursos das organizações de uma forma que beneficie seus pacientes. Embora enxuto seja o maior benefício para os pacientes, ele não se destina apenas aos pacientes. O Lean é benéfico para outras partes interessadas na área da saúde, como enfermeiras, médicos, organizações de saúde e também para a comunidade.

Além disso, os métodos enxutos resultam em um tempo de resposta mais rápido para casos de emergência, melhor comunicação sobre os pacientes, rotação mais rápida da sala de cirurgia, menos tempo de enfermagem longe do leito e menos erros de medicação.

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Entendo melhor o Kanban

admin — Wed, 18 Aug 2021 20:22:32 +0000

Entendo melhor o Kanban

Uma breve história da metodologia Kanban

Kanban foi usado pela primeira vez em ambientes de manufatura por Taiichi Ohno da Toyota Motor Company em meados do século XX. Kanban começou com técnicas de estocagem de supermercados americanos que chamaram a atenção de Ohno, e enquanto ele observava seus métodos, ele notou que os supermercados eram capazes de funcionar sem armazenar quantidades excessivas de estoque.

Uma vez que muitos dos produtos que as mercearias vendem devem ser comprados e consumidos antes que o produto se estrague ou atinja o prazo de validade, é essencial armazenar apenas a quantidade de alimentos que os clientes comprarão em um determinado período. Para conseguir isso, os supermercados funcionam usando a demanda em tempo real – quando os clientes compram um item, a loja reabastece a prateleira e, em seguida, mais produtos são encomendados para substituir o que foi comprado.

Nesse sistema, a demanda do cliente controla a movimentação e o pedido de mais produtos. Com base no que Ohno aprendeu, ele foi em frente e aplicou essa ideia a um ambiente de manufatura ao desenvolver uma maneira de usar pistas visuais para sinalizar todas as partes do processo de manufatura em algumas instalações selecionadas da Toyota.

O que é Kanban?

Locais de trabalho ocupados devem ter facilidade para se comunicar entre departamentos, funcionários individuais, clientes e fornecedores sobre o gerenciamento da movimentação de materiais, peças, produto acabado e outras informações de processo relevantes. Para atingir esse objetivo, a utilização de Kanban permitirá à empresa terminar as tarefas exatamente como elas precisam ser feitas e precisamente quando precisam ser concluídas.

Kanban é uma palavra japonesa que significa quadro indicador, sinal ou cartão. Um sistema Kanban usa principalmente dicas visuais para sinalizar quando uma ação específica deve ocorrer. Em um ambiente de manufatura, por exemplo, um cartão listando informações específicas pode ser enviado do departamento de remessa para a linha de montagem solicitando um certo número de produtos. O cartão Kanban neste exemplo serve como um link entre os dois departamentos e funciona para acionar a ação de mover aquele material, permitindo que o trabalho ocorra exatamente quando deveria.

Exemplos de Kanban também podem ser vistos em casa. Uma pessoa pode ter uma despensa organizada onde guarda produtos enlatados que não estragam rapidamente. Nessa despensa, há duas latas de cada alimento, uma em frente da outra. Quando uma lata é usada, a segunda lata é movida para a frente. Essa ação – remover a primeira lata da prateleira e mover a outra para frente – é a deixa usada para sinalizar a necessidade de comprar mais daquele produto, no qual é adicionado à lista de compras semanal.

Este sistema, seja no depósito ou em uma casa, é tão simples que pode nem parecer um sistema. No entanto, o uso de dicas visuais mantém os processos de fabricação e cozinhas funcionando sem problemas, sem exigir uma parada na produção devido ao excesso de estoque desorganizado ou à falta de uma peça ou ingrediente essencial.

Os sistemas baseados na ideia do Kanban são comumente usados em hospitais, escritórios, depósitos e inúmeras outras instalações. Usado como parte de um sistema de manufatura enxuta, muitas empresas descobriram que o Kanban é uma forma benéfica de reduzir o estoque e eliminar o desperdício do fluxo de trabalho. As empresas que empregam sistemas Kanban o fazem com regras específicas em mente e planejamento meticuloso antes de iniciar a transição para este método simples, mas eficaz. Não importa o quão diferente os sistemas Kanban únicos pareçam de uma empresa para outra, eles são todos baseados na mesma ideia básica: usar dicas visuais para desencadear ações.

Exemplo de como aplicar um Kanban

Vamos trazer um exemplo que a Alvarium vivenciou em um de seus projetos dentro de uma rede de varejo, mais especificamente na parte de reposição do hortifruti. Através do método kanban, a Alvarium organizou o trabalho dos repositores e do estoquista de acordo com as demandas da área de venda, ou seja, criou um ritmo e uma rotina de trabalho.

Abaixo vemos mapeamento de processos de uma forma macro, se quiser conferir dicas de como montar acesse este link

Para criar a rotina de trabalho o uso do quadro kanban foi dividido em três partes:

Identificação de necessidades de abastecimento
Pré-preparo e montagem das caixa
Abastecimento da banca

Abaixo vemos uma visão geral do Kanban:

Identificação de necessidades de abastecimento

1. Após abastecer, ir à alguma das bancas e verificar quantas caixas são necessárias para abastecer determinado produto
2. Pegar a etiqueta do produto e colocá-la no quadro de abastecimento (foto abaixo), de acordo com a quantidade de caixas necessárias (1 cx, 2 cxs, 3 cxs ou 4 cxs)

Pré-preparo e montagem das caixas

1. Retirar alguma etiqueta no quadro de abastecimento e separar as caixas do produto de acordo com a quantidade de caixas solicitadas, colocando os produtos em bom estado em caixas de plástico pretas.
2. Colocar as caixas separadas na área delimitada para os repositores pegarem as caixas a serem abastecidas.
3. O Estoquista ao detectar a falta de algum produto solicitado deve colocar a etiqueta deste produto no Quadro de Produtos em Falta (foto ao lado), e o Encarregado do Hortifruti irá tratar das faltas. As faltas devem ser alocadas na parte do quadro abaixo:

Abastecimento da banca

1. Pegar caixas separadas para o abastecimento na área
2. Ir até a banca correspondente do produto separado nas caixas e abastecer o produto de acordo com as boas práticas de abastecimento do hortifrúti
3. Averiguar qual produto precisa de abastecimento na banca e retornar com as caixas vazias e as etiquetas de produtos com necessidade de abastecimento.
4. E assim o ciclo recomeça

Um quadro simples que pode ser colocado em qualquer lugar e ajuda muito na prevenção de rupturas de gôndolas e perda de vendas por falta de produtos.

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Quais ferramentas eu posso utilizar para fazer meu mapeamento de processos

admin — Thu, 05 Aug 2021 18:58:44 +0000

Quais ferramentas eu posso utilizar para fazer meu mapeamento de processos

Mapeamento de processos

O mapeamento de processos é uma ferramenta valiosa para as empresas analisar, identificar lapsos e otimizar o processo de uma organização. Isso permite que você melhore a qualidade e o desempenho do negócio. Além disso, a criação de um mapa de processo oferece muitos benefícios. Ajuda a eliminar desperdícios, concluir tarefas com muito mais rapidez e apresentar produtos ou serviços de melhor qualidade.

Em nosso Post anterior falamos o passo a passo para montar um mapeamento de processo completo, e agora vamos falar quais ferramentas você pode utilizar para desenhar este mapeamento!

Melhores ferramentas para mapeamento de processos

1) GitMind:

Uma opção online gratuita para desenhar um mapa de processos é o GitMind. Ele oferece uma biblioteca de modelos que simplificam seu trabalho na criação de diagramas, incluindo um mapa de processo.
Esta é uma das melhores ferramentas gratuitas de mapeamento de processos que vem com ferramentas intuitivas que permitem acessar uma ampla coleção de formas. Além disso, você pode personalizar o estilo de seu fluxograma ou mapa de processo, modificando a fonte, a cor da forma e muito mais.

2) Creately:

– Trabalhe remotamente com outras pessoas
– Acesse bibliotecas de formas enormes
– Fornece 5 diagramas públicos para usuários gratuitos
O Creately está entre os programas de software de mapeamento de processos que você também deve considerar o uso. Este é um criador de diagramas colaborativo para debater ideias, criar um modelo de processo de negócios e projetar sistemas e fluxos. Você tem vários modelos prontos para escolher. Você pode encontrar modelos para marketing, educação, engenharia e etc. Além disso, também existem enormes bibliotecas de formas que certamente o ajudarão a criar mapas de processos profissionais e diagramas criativos.

3) Edraw

– Interface muito intuitiva
– Personalize tudo à vontade
– Layout automático para mapas mentais
Outro software de mapeamento de processos que você pode usar é o Edraw. Sua interface é semelhante à do Microsoft Office. Portanto, se você estiver acostumado com o ambiente Microsoft, poderá navegar pela ferramenta de maneira fácil e rápida. Há também uma enorme biblioteca de símbolos dedicada a um diagrama específico, como fluxo de dados, diagrama de fluxo de trabalho e muito mais. Além dos recursos mencionados, ele permite que você modifique o estilo dos diagramas da maneira que desejar. Você pode ajustar diferentes propriedades, incluindo cor, estilo de fonte, redimensionamento e formas de estilo, basicamente tudo é personalizável com este software de mapeamento gratuito

4) LucidChart

– Permite bate-papo e comentários em tempo real
– Pode ser usado em qualquer navegador e dispositivo
– Permite integração com aplicativos de produtividade
LucidChart é um software de diagramação profissional que funciona em qualquer navegador e em qualquer dispositivo que você esteja usando. Isso ajuda a criar e editar mapas e diagramas de processos a qualquer hora, em qualquer lugar. Além disso, oferece a capacidade de se comunicar com seus colegas em tempo real, como se você estivesse na mesma sala. Além disso, está entre as ferramentas de mapeamento de processos de negócios que você pode integrar com ferramentas de produtividade, como G Suite e Microsoft Office.

Existem outras opções que são gratuitas e que você pode criar os seus mapa de processos, como o Canva, Google drawings, Visme e o Visual Paradigm, porém, nós da Alvarium consideramos os 4 primeiros citados são as melhores e gratuitas ferramentas de mapeamento de processos.

Algumas notas a serem consideradas, nem todas podem ser usadas gratuitamente. Por exemplo, Edraw e Lucidchart. Eles oferecem uma versão gratuita, mas precisam atualizar uma conta para acessar os recursos premium.

Como vimos existem vários softwares que fazem mapeamentos de processos, nem sempre isso é muito fácil de se fazer, por isso contar com pessoas que são especialistas neste tipo de serviço é muito importante.
Entre em contato conosco que nós teremos uma solução ideal para sua empresa!

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A redução de estoque é um objetivo ou um resultado?

admin — Wed, 16 Jun 2021 20:42:38 +0000

A redução de estoque é um objetivo ou um resultado?

O inventário é um dos oito pecados capitais (desperdícios) na manufatura enxuta. Muitas vezes, esse desperdício esconde outros desperdícios em nossos negócios. Vamos usar a analogia do rio e da rocha para explicar melhor, o nível da água no rio é o nível de estoque e as pedras no rio e os problemas em nosso negócio. À medida que baixamos o nível da água ou o nível do inventário, essas pedras ou problemas se destacam.

É bastante conhecido o impacto financeiro do estoque. Certamente, nestes tempos econômicos, não é uma surpresa que muitas empresas e seus CEOs estejam focados no fluxo de caixa. No entanto, esforços bem-intencionados para reduzir o estoque, na maioria das vezes, obtêm apenas resultados temporários. Sem mudanças eficazes nos processos de negócios, a organização pode facilmente voltar aos velhos tempos, com os estoques (e custos) aumentando novamente. A grande questão é se a redução de estoque deve ser um objetivo do negócio ou resultado de, digamos, implementar melhorias.

Os números no balanço da empresa não contam toda a história do estoque. O estoque geral de uma organização pode ser dividido em 3 grupos principais:
1) Matéria-prima, Estoque em processo e Bens acabados
2) Estoque de MRO (estoque de ferramentas, peças de manutenção, itens de produção diversos, etc.)
3) Estoque de distribuição ( todos os materiais em trânsito de armazenados fora das instalações).
Tradicionalmente, os esforços de redução de estoque têm se concentrado principalmente na primeira categoria. No entanto, isso normalmente representa menos de 40% do estoque geral de uma empresa.

Um dos principais obstáculos para a redução do estoque é a noção equivocada de que apenas um gerenciamento aprimorado de estoque é tudo o que é necessário para realizar o trabalho. Os verdadeiros culpados são os processos de negócios ineficientes que causam a existência de estoques excessivos. Frequentemente, as verdadeiras causas do excesso de estoque estão fora do alcance dos gerentes da cadeia de suprimentos.

O mantra aqui é que, para obter um pedaço maior do bolo, deve-se aumentar o tamanho do próprio bolo. Portanto, o objetivo deve ser o de melhoria contínua. Devemos considerar a melhoria da programação da produção, reduzindo os tempos de ciclo, aumentando a flexibilidade de fabricação, melhorando a qualidade, melhorando a previsão e o desenvolvimento e parceria com fornecedores como o objetivo. Ao abordar a causa do aumento do estoque, os ganhos podem ser sustentados. Quantidades de estoque são, então, o resultado das melhorias no sistema de negócios.

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Aprendendo a enxergar: uma visão de processos

admin — Mon, 18 Jan 2021 23:33:20 +0000

Aprendendo a enxergar: uma visão de processos

Diante de um processo podemos usar diversas ferramentas e métodos para entendê-lo. No Lean falamos muito de “Aprendendo a enxergar” para se referir a uma mentalidade desenvolvida na Toyota que trata sobre enxergar desperdícios. É uma questão de educação do olhar, requer teoria e muita prática e vamos aqui expor um pouco do caminho para você se desenvolver nesse sentido.

Enquanto agentes de mudança, é vital entender e aplicar bem a análise de agregação de valor, pois é a partir de um bom mapeamento que se segue todo o processo de melhoria. Como ponto de partida temos os conceitos:

O que é valor para o cliente? se refere às características do produto/serviço que satisfazem as suas necessidades e expectativas. É uma compreensão dos objetivos que seu cliente quer alcançar, um entendimento de suas necessidades e requisitos. O que vai satisfazê-lo?
O que é desperdício? qualquer atividade que tem custos e gasta tempo sem acrescentar qualquer valor ao produto final. Perceba que entender o ponto acima, ou seja, o que seu cliente está disposto a pagar interfere diretamente na busca por desperdícios nos processos.

Como mapear a agregação?

Para realizar uma análise de agregação de valor em um processo temos que levantar o passo a passo de um processo e o tempo gasto por atividade. Chamamos de “Cronoanálise”, ou “Estudo dos tempos e movimentos”.

A partir daí classificamos cada atividade cronometrada dentre as três categorias abaixo:

Atividades que agregam valor (AV): Transformam/modificam matéria prima ou informação para satisfazer as exigências do cliente; Agregam valor ao negócio.
Atividades que não agregam, mas são necessárias (NAV): Não contribuem para aumentar o valor mas são incondicionalmente necessárias.
Desperdícios (D): Atividades, processos, tempo e materiais desnecessários. Tudo que tem custos sem contribuir no valor final e pode ser eliminado.

Normalmente seguimos algumas diretrizes para facilitar a análise das atividades. Quando o colaborador ou a máquina está em contato direto transformando a matéria-prima ou o produto semiacabado temos invariavelmente uma atividade que agrega. No grupo das que não agregam, mas são necessárias temos normalmente fiscalizações, como auditoria e testes. Já nos desperdícios são atividades desnecessárias que só acumulam custos, como movimentações, estoque intermediário e retrabalho.

Próximos passos

O mapeamento de processos na ótica da agregação de valor nunca está sozinho. Ele é um meio para a redução de desperdícios e existem diferentes ferramentas para a efetivação de melhorias nos processos.

Nós na Alvarium utilizamos esse método de mapear processos para construir o MFV (mapa do fluxo de valor), que pega uma cadeia de processos conectados, de ponta a ponta. Será o tema do nosso próximo artigo.

Uma de nossas aplicações mais recentes foi em uma metalúrgica. Cronometramos o processo de solda e classificamos cada uma das suas atividades, como mostra a tabela abaixo. A partir da tabela criamos o gráfico Yamazumi. Uma forma de representar as % de agregação, e quando colocado ao lado de outros processos temos uma base comparativa

Quando falamos de processos e seus desperdícios precisamos buscar o cenário ideal: 0% de desperdícios, chamamos de “o processo perfeito”. E por mais que a perfeição não seja alcançável, a busca do time de melhorias vai sempre construir um cenário mais enxuto. Essa é a lógica por trás do método de análise de agregação de valor e esperamos que a partir desse texto você consiga levantar os dados de algum processo no seu dia a dia.

Comece hoje com algo simples! Cronometre alguma atividade, pode ser desde fazer o café até retirar um relatório, e tente classificar o que agregou no tempo gasto. Conta aí nos comentários como foi.

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O que é WIP e como utiliza-lo com Kanban

admin — Mon, 18 Jan 2021 23:23:05 +0000

O que é WIP e como utiliza-lo com Kanban

Escrevemos aqui no blog há algumas semanas sobre o Quadro Kanban, artigo que pode encontrar aqui. Hoje falaremos de como outro conceito se alia ao quadro, o Work In Progress (WIP) ou trabalho em andamento, que aqui deverá ser limitado.

Limitar a “tarefa não concluída”

No ambiente de trabalho, é comum individuos assumirem mais trabalho do que são capazes de terminar. Estabelecem prazos ambiciosos e metas irreais. A questão é que nem sempre somos os melhores em antecipar as distrações diárias que nos impedem de concluir nosso trabalho dentro do cronograma e fazemos da rotina algo insustentável. A consequência inevitável a tais ações é um gargalo no progresso do projeto.

Em outras palavras, é fácil deixar o fluxo de trabalho de sua equipe entrar em um estado descontrolado. Colaboradores gostam de dizer “sim” aos clientes e superiores, porque muitas vezes parece mais fácil do que dizer “não”. E isso, desordenadamente, acaba com um sistema puxado.

O quadro Kanban é ótimo para visualizar o processo de fluxo de trabalho e dar uma olhada no desempenho de sua equipe, mas sem controle variável, em última análise, equivale a uma lista de tarefas melhorada. Para maximizar sua eficiência enxuta, a introdução de limites de trabalho em andamento (WIP) pode dar à sua equipe uma ideia melhor de quanto trabalho ela pode realmente assumir.

Por que aliar o conceito de WIP com Quadro Kanban?

Um dos primeiros problemas ao rodar o Kanban são prioridades conflitantes. Nenhum item pode competir com outro pela prioridade máxima no mesmo momento. Quando dezenas de projetos estão acontecendo simultaneamente, desviando a atenção uns dos outros e competindo pelos mesmos recursos e pessoal, os membros da equipe devem alternar constantemente o contexto e dividir o tempo entre as tarefas, o que acaba resultando em uma quantidade maior de projetos parcialmente concluídos.

Outra questão que surge é o trabalho não planejado. Estes surgem inesperadamente durante a semana na forma de solicitações dentro e fora do seu departamento. Essas interrupções de trabalho imprevistas podem causar estragos em seu fluxo. Às vezes, elas surgem de verdadeiras emergências, enquanto outras não são, mas tentam vender-lhe a urgência.
Uma questão final que surge frequentemente é a dependência de um especialista ou de uma parte externa da sua equipe para concluir uma parte crucial do seu projeto. Quando um item é bloqueado em seu quadro Kanban devido à espera de alguém com um conjunto específico de habilidades para lidar com ele, é provável que precise organizar melhor a agenda dessas pessoas ou ter outros contatos “na manga”. Os especialistas nem sempre estão disponíveis quando você precisa deles.
Como levar a técnica até o seu timeOs limites de WIP são projetados para identificar as sequências em seu fluxo de trabalho que são gargalos. É realmente um processo de tentativa e erro. Comece com um período de mapeamento de duas a quatro semanas para que você possa coletar dados sobre onde o trabalho está sendo interrompido no fluxo de trabalho e reúna-se com os membros da equipe para discutir os motivos. Em seguida, crie um limite (WIP) nesse gargalo específico para que menos itens passem por ali. Se você achar que não colocou um limite alto o suficiente após algumas semanas de testes ou que agora há muito tempo livre, ajuste de acordo.
Com os limites de WIP formatados, as questões de trabalho não planejado se resolvem; os limites existem dentro de um estado objetivo de seu escritório, que explica a ocorrência de trabalho não planejado, em vez dos sentimentos subjetivos do que você acredita que pode realizar. As prioridades não estão mais em conflito, pois os limites do WIP determinam como e quando o trabalho é priorizado. Toda a conceituação do processo de fluxo de trabalho é essencialmente automatizada. A questão final, a dependência especializada, pode ser aliviada pelo quadro Kanban de toda a organização. Normalmente, em uma forma digital, esses quadros dão visibilidade extra a possíveis obstáculos. Você pode até mesmo colocar limites de WIP com base na aprovação de especialistas específicos para que você não fique sentado com dezenas de tarefas no colo de alguém fora do seu departamento.
Quadros Kanban não são para todos. Aceite a opinião dos membros de sua equipe sobre o assunto. Os limites de WIP provavelmente falharão na primeira vez. Mas uma vez que você decida incluir todas essas estratégias enxutas e deixá-las desenvolver dentro da sua organização, adaptando-se às suas necessidades, você verá que os resultados valem bem o seu tempo.
Para fechar o pacote de técnicas, falamos neste artigo aqui de melhoria contínua.

Gosta do tema? Nós da Alvarium somos practitioners do Lean há mais de 25 anos e temos muita figurinha pra trocar. Entre em contato!

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