Entenda melhor os 7 passos para se usar a técnica dos 5 Porquês:

1. Reúna a equipe:
Reúna pessoas que estejam familiarizadas com o problema e com o processo que você está tentando corrigir. Não se esqueça de incluir alguém para ser o líder do processo, que mantenha a equipe focada e com o objetivo único de encontrar a raiz do problema.

2. Defina o problema
Discuta com sua equipe e escreva uma declaração de problema, de forma breve e clara com a qual todos concordem. Por exemplo, “A equipe A não está cumprindo suas metas de tempo de resposta” ou “A versão B do software resultou em muitas falhas de reversão.”

Escreva a definição deste problema numa folha e deixe visível para todos verem e já começarem a pensar no problema de uma forma mais clara.

3. Pergunte ao primeiro “Por quê?”
Pergunte à sua equipe por que o problema está ocorrendo.
Parece simples um “Por quê”, mas respondê-la exige uma reflexão séria. Procure respostas baseadas em fatos: devem ser relatos de coisas que realmente aconteceram, não suposições sobre o que pode ter acontecido.

Isso evita que os 5 porquês se tornem apenas um processo de raciocínio dedutivo, que pode gerar um grande número de causas possíveis e, às vezes, criar mais confusão à medida que você persegue problemas hipotéticos.

Os membros de sua equipe podem apresentar um motivo óbvio ou vários motivos plausíveis. Registre suas respostas como frases sucintas, em vez de palavras isoladas ou declarações extensas, e escreva-as abaixo (ou ao lado) de sua declaração de problema.

4. Pergunte “Por quê?” Mais quatro vezes

Para cada uma das respostas que você gerou na Etapa 3, pergunte mais quatro “porquês” em sucessão. A cada vez, enquadre a pergunta em resposta à resposta que você acabou de registrar.

5. Saiba quando parar
Você saberá que revelou a causa raiz do problema ao perguntar “por que” não produz respostas mais úteis, e você não pode ir mais longe. Uma contra-medida apropriada ou mudança de processo deve então tornar-se evidente.

Se você identificou mais de um motivo na Etapa 3, repita esse processo para cada uma das diferentes ramificações de sua análise até chegar a uma causa raiz para cada um.

6. Abordar a (s) causa (s) raiz
Agora que identificou pelo menos uma causa raiz, você precisa discutir e concordar sobre as contra-medidas que impedirão a recorrência do problema.

7. Monitore suas medidas
Observe atentamente a eficácia com que suas contra-medidas eliminam ou minimizam o problema inicial. Você pode precisar alterá-los ou substituí-los totalmente. Se isso acontecer, é uma boa ideia repetir o processo dos 5 porquês para garantir que você identificou a causa raiz correta.

Abaixo vemos um exemplo de aplicação dos 5 Porquês em uma gráfica!