Um mapa de processo é como um fluxograma. Ele é construído com a finalidade de mostrar o fluxo de um processo ou ciclo ao longo do tempo. As sequências detalhadas de atividades, entradas e saídas para um determinado processo são as principais informações necessárias para construir o mapa. A forma como essas informações são obtidas é por meio de uma série de perguntas que visam acompanhar o fluxo em cada função ou atividade.

Para qualquer mapa de processo gerado, as perguntas são semelhantes em conteúdo e propósito, mas são formuladas para obter o fluxo do processo que está sendo mapeado. Comece suas perguntas no início do processo:

Pergunta 1: 

Onde começa o processo – qual é a primeira coisa que acontece para iniciar o processo – e quem o faz?

Pergunta 2: 

O que acontece a seguir e quem faz isso?

No nível mais simples, o mapa pode ser construído repetindo a questão 2 até que todo o processo seja mapeado. No entanto, existem algumas situações e itens específicos que você deve saber representar em seu mapa.

É provável que haja algumas situações “se/então” no produto ou no fluxo de informações. São pontos de decisão que necessariamente criarão ramificações no mapa ilustrando rotas alternativas para o fluxo do produto ou da informação, dependendo das decisões tomadas. É importante que essas situações sejam identificadas e mapeadas, o que pode ser feito perguntando:

Pergunta 3: 

Existe uma decisão a ser tomada após a etapa x?

Em caso afirmativo, qual é a decisão e quais são as ramificações que o processo pode tomar após essa decisão? Quais são os primeiros passos em cada um dos ramos? Continue com a Pergunta 2 para cada um dos ramos.

O fluxo de produto ou informação pode atravessar diferentes áreas funcionais, ou a mesma etapa pode ocorrer ao mesmo tempo. Além disso, diferentes etapas podem ocorrer em diferentes áreas funcionais ao mesmo tempo. Isso geralmente significa que há vários componentes de produtos ou informações que serão reunidos. Para cobrir este tipo de situação pergunte:

Pergunta 4: 

Em relação à última etapa realizada pela função x, existe outra função que está realizando essa mesma etapa simultaneamente?

Ou há outro passo diferente que está acontecendo simultaneamente e, em caso afirmativo, o que é e quem o faz?

Você também deve identificar as entradas e saídas de cada etapa do fluxo do processo. As entradas são os produtos ou informações necessárias para que uma etapa seja concluída. As entradas podem incluir pedidos, decisões, políticas, especificações, subconjuntos, matérias-primas, etc. As saídas são os resultados de uma etapa que são passados para a próxima etapa. As saídas de uma etapa tornam-se as entradas para outras etapas.

Pergunta 5: 

Quais são as entradas e saídas associadas ao passo x?

Muitas vezes, há um problema entre os membros da equipe sobre qual nível de detalhe é apropriado para o mapeamento. Além disso, às vezes não está claro se uma etapa deve ser incluída como parte do processo se isso não acontecer o tempo todo. Portanto é sempre necessário conversar com quem está naquela parte do processo para verificar a necessidade de mapear.

É importante que você esclareça e confirme o mapa. Revise-o com aqueles que forneceram as informações e espere mudanças. A construção do mapa é um processo iterativo.