O que é WIP e como utiliza-lo com Kanban
- janeiro 18, 2021
- 8:23 pm
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Escrevemos aqui no blog há algumas semanas sobre o Quadro Kanban, artigo que pode encontrar aqui. Hoje falaremos de como outro conceito se alia ao quadro, o Work In Progress (WIP) ou trabalho em andamento, que aqui deverá ser limitado.
Limitar a “tarefa não concluída”
No ambiente de trabalho, é comum individuos assumirem mais trabalho do que são capazes de terminar. Estabelecem prazos ambiciosos e metas irreais. A questão é que nem sempre somos os melhores em antecipar as distrações diárias que nos impedem de concluir nosso trabalho dentro do cronograma e fazemos da rotina algo insustentável. A consequência inevitável a tais ações é um gargalo no progresso do projeto.
Em outras palavras, é fácil deixar o fluxo de trabalho de sua equipe entrar em um estado descontrolado. Colaboradores gostam de dizer “sim” aos clientes e superiores, porque muitas vezes parece mais fácil do que dizer “não”. E isso, desordenadamente, acaba com um sistema puxado.
O quadro Kanban é ótimo para visualizar o processo de fluxo de trabalho e dar uma olhada no desempenho de sua equipe, mas sem controle variável, em última análise, equivale a uma lista de tarefas melhorada. Para maximizar sua eficiência enxuta, a introdução de limites de trabalho em andamento (WIP) pode dar à sua equipe uma ideia melhor de quanto trabalho ela pode realmente assumir.
Por que aliar o conceito de WIP com Quadro Kanban?
Um dos primeiros problemas ao rodar o Kanban são prioridades conflitantes. Nenhum item pode competir com outro pela prioridade máxima no mesmo momento. Quando dezenas de projetos estão acontecendo simultaneamente, desviando a atenção uns dos outros e competindo pelos mesmos recursos e pessoal, os membros da equipe devem alternar constantemente o contexto e dividir o tempo entre as tarefas, o que acaba resultando em uma quantidade maior de projetos parcialmente concluídos.
Outra questão que surge é o trabalho não planejado. Estes surgem inesperadamente durante a semana na forma de solicitações dentro e fora do seu departamento. Essas interrupções de trabalho imprevistas podem causar estragos em seu fluxo. Às vezes, elas surgem de verdadeiras emergências, enquanto outras não são, mas tentam vender-lhe a urgência.
Uma questão final que surge frequentemente é a dependência de um especialista ou de uma parte externa da sua equipe para concluir uma parte crucial do seu projeto. Quando um item é bloqueado em seu quadro Kanban devido à espera de alguém com um conjunto específico de habilidades para lidar com ele, é provável que precise organizar melhor a agenda dessas pessoas ou ter outros contatos “na manga”. Os especialistas nem sempre estão disponíveis quando você precisa deles.
Como levar a técnica até o seu time
Os limites de WIP são projetados para identificar as sequências em seu fluxo de trabalho que são gargalos. É realmente um processo de tentativa e erro. Comece com um período de mapeamento de duas a quatro semanas para que você possa coletar dados sobre onde o trabalho está sendo interrompido no fluxo de trabalho e reúna-se com os membros da equipe para discutir os motivos. Em seguida, crie um limite (WIP) nesse gargalo específico para que menos itens passem por ali. Se você achar que não colocou um limite alto o suficiente após algumas semanas de testes ou que agora há muito tempo livre, ajuste de acordo.
Com os limites de WIP formatados, as questões de trabalho não planejado se resolvem; os limites existem dentro de um estado objetivo de seu escritório, que explica a ocorrência de trabalho não planejado, em vez dos sentimentos subjetivos do que você acredita que pode realizar. As prioridades não estão mais em conflito, pois os limites do WIP determinam como e quando o trabalho é priorizado. Toda a conceituação do processo de fluxo de trabalho é essencialmente automatizada. A questão final, a dependência especializada, pode ser aliviada pelo quadro Kanban de toda a organização. Normalmente, em uma forma digital, esses quadros dão visibilidade extra a possíveis obstáculos. Você pode até mesmo colocar limites de WIP com base na aprovação de especialistas específicos para que você não fique sentado com dezenas de tarefas no colo de alguém fora do seu departamento.
Quadros Kanban não são para todos. Aceite a opinião dos membros de sua equipe sobre o assunto. Os limites de WIP provavelmente falharão na primeira vez. Mas uma vez que você decida incluir todas essas estratégias enxutas e deixá-las desenvolver dentro da sua organização, adaptando-se às suas necessidades, você verá que os resultados valem bem o seu tempo.
Para fechar o pacote de técnicas, falamos neste artigo aqui de melhoria contínua.
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