10 dicas para um melhor mapa de fluxo de valor

Os negócios estão cada dia mais competitivos. Para acompanhar a demanda e as expectativas dos clientes, as empresas precisam trabalhar mais rápido e ser mais eficientes do que nunca. Uma atividade de VSM pode ajudar a identificar e coordenar melhor as equipes operacionais e os segmentos de processo que são parte integrante do processo geral.

Para entender o mapeamento do fluxo de valor, precisamos primeiro entender o que é um “fluxo de valor”. Simplificando, um fluxo de valor é uma série de etapas que ocorrem para fornecer o produto ou serviço que seus clientes desejam ou precisam. Para fornecer o produto ou serviço que os clientes desejam, toda empresa tem um conjunto de etapas que são necessárias. O mapeamento do fluxo de valor nos permite entender melhor quais são essas etapas, onde o valor é agregado, onde não é e, mais importante, como melhorar o processo coletivo. O mapeamento do fluxo de valor (VSM) nos fornece uma visualização estruturada das principais etapas e dados correspondentes necessários para entender e fazer melhorias de forma inteligente que otimizam todo o processo, não apenas uma seção em detrimento de outra.

Existem algumas dicas para criar um VSM para sua organização.

1. Defina um fluxo de valor.

Inclua todas as atividades necessárias para trazer um produto de “matéria-prima” para as mãos do cliente ou prestar serviço a um público-alvo.

2. Baseie o processo do mapa de fluxo de valor nos requisitos do cliente.

Você deve entender o que o cliente valoriza e usar isso como ponto de partida. Se você não fizer isso, você corre o risco, nas palavras da minha banda favorita, The Fall, de prestar “a maior atenção aos detalhes errados”.

3. Capture o processo como ele funciona agora, não como deveria funcionar.

Um processo que funcionou bem quando você tinha 20 funcionários pode não funcionar tão eficientemente agora que o negócio é uma empresa de 200 pessoas. Certifique-se de mapear o processo como acontece agora, não como costumava funcionar – ou como você gostaria que funcionasse!

4. Atribua um gerente de mapa de fluxo de valor para liderar o esforço de mapeamento. 

A contribuição dos membros da equipe e das partes interessadas é importante, mas indique (ou eleja) um membro da equipe para desenhar todo o mapa do fluxo de valor. Isso garante que o gestor entenda os fluxos de materiais e informações.

5. Percorra o processo para garantir que o fluxo de materiais e informações seja preciso.

Certifique-se de que seu mapa reflita a realidade do processo – verificar isso seguindo o processo do início ao fim pode revelar detalhes cruciais que você pode ter perdido.

6. Concentre-se em um pequeno passo de cada vez.

Certifique-se de capturar cada etapa com precisão. Por exemplo, não confie no relógio na parede para medir os tempos de ciclo – use um cronômetro.

7. Identifique caminhos críticos e gargalos.

Seu mapa pode revelar uma série de áreas potenciais para melhoria. Quais farão a maior diferença no atendimento aos requisitos do cliente?

8. Crie um mapa de estado futuro a partir do mapa de estado atual.

Seu mapa do estado atual sugere onde concentrar seus esforços, para que você possa elaborar um mapa que mostre como o valor fluirá por meio de um processo aprimorado.

9. Limite o plano de melhoria para atingir o estado futuro a um documento de uma página, se possível.

Liste as ações que precisam acontecer para melhorar o processo. Use etapas simples e claramente definidas.

10. Para implementar o plano de melhoria rapidamente, concentre-se em áreas individuais.

Adote uma abordagem passo a passo para colocar seu plano em ação e, em seguida, atualize seu mapa de estado futuro à medida que implementa cada etapa.

O mapeamento do fluxo de valor fornece uma ótima maneira de fazer alterações e melhorias no processo sem fazer isso às custas de outros processos. A criação de um mapa de fluxo de valor do estado atual do seu processo ajuda você a se concentrar em áreas de desperdício, como excesso de estoque, tempo sem valor agregado e vários operadores. Se não entendermos o processo atual, não podemos realmente tomar decisões inteligentes sobre como o futuro estado atual pode ou deve ser.

No final das contas, o objetivo é desenvolver uma cultura corporativa que forneça o melhor produto possível para atender ou superar as necessidades e expectativas dos clientes. Em última análise, isso é feito por meio de melhorias contínuas no fluxo de valor. À medida que as necessidades e expectativas de nossos clientes evoluem, nossos fluxos de valor também precisam mudar e evoluir constantemente.