Mentalidade Kaizen: Princípios chave da Melhoria Contínua

Muitos líderes empresariais encaram as iniciativas enxutas como empreendimentos maciços que exigem longas sessões de treinamento, grandes reuniões e revisões completas. No entanto, a realidade é que algumas das iniciativas lean mais bem-sucedidas começam com o compromisso de criar uma cultura focada em pequenas melhorias contínuas. É a única maneira de alcançar o objetivo de longo prazo da empresa. Melhoria contínua refere-se a melhorias constantes de produtos, processos e serviços ao longo do tempo, com o objetivo de melhorar o desempenho do produto, atendimento ao cliente e produtividade no local de trabalho. Você tem que estar ciente de que sempre há espaço para melhorias, sempre há uma maneira de fazer melhor.

Nos negócios, a melhoria contínua refere-se especialmente ao foco em atividades que agregam valor e à redução de todo o resto (os chamados desperdícios). As atividades de valor agregado são aquelas coisas pelas quais os clientes estão dispostos a pagar, enquanto todo o resto é um desperdício. E todo desperdício deve ser eliminado (excluído, delegado), simplificado (automatizado, reduzido) ou integrado (fundido) pela mentalidade Kaizen.

Kaizen é a palavra japonesa para uma “boa mudança” (Kai = mudança, Zen = boa). Significa melhoria contínua de todas as funções da empresa, em todos os níveis hierárquicos, desde o CEO até os funcionários menos remunerados. Não importa se a mudança acontece uma vez ou é constante, grande ou pequena, desde que seja uma mudança para melhor.

Kaizen é uma filosofia de melhoria contínua em que todos os aspectos do negócio podem e devem ser melhorados. É um processo que envolve o “elemento humano”, eliminando todas as formas de atividade e desperdício sem valor agregado. Os talentos e a perspectiva de seus funcionários são os ativos mais importantes da sua empresa. Por meio do Kaizen, é possível aproveitar o foco coletivo de sua equipe e melhorar sistematicamente todas as áreas do seu negócio – desde etapas individuais no processo de fabricação até o trabalho administrativo nos bastidores.

Ao implementar o Kaizen, você:

• Concentra-se em padronizar seus processos de trabalho atuais e, em seguida, desenvolver melhorias incrementais neles ao longo do tempo
• Criar uma cultura de funcionários solucionadores de problemas que estão constantemente atentos a desperdícios, ineficiências e oportunidades de mudança
• Capacitar gerentes e funcionários em todos os níveis da organização para contribuir com suas ideias regularmente
• Definir um novo padrão onde a expectativa é que as operações da empresa melhorem um pouco a cada dia

Garantir que seu Kaizen seja bem-sucedido requer trabalho de base. Ele começa avaliando e entendendo a situação atual. Prever um projeto com data de início e término é fácil; é como a maioria das empresas opera. Certifique-se de que o proprietário ou patrocinador do processo esteja envolvido e de pleno acordo com a atividade de melhoria do processo. Além disso, certifique-se de que os funcionários entendam que o objetivo da melhoria é “trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil”. Solicite suas contribuições e sugestões sobre como melhorar o processo. Envolver todos e concordar que o processo pode ser melhorado ajudará a tornar seu evento Kaizen um sucesso.

Siga estes princípios-chave Kaizen para o sucesso:

• Melhorar continuamente.
• Nenhuma ideia é muito pequena.
• Identificar, relatar e resolver problemas individuais.
• Concentre a mudança no bom senso, em melhorias de baixo custo e baixo risco, não em grandes inovações.
• Colete, verifique e analise dados para implementar mudanças.
• Problemas no processo são uma importante fonte de defeitos de qualidade.
• Diminuir a variabilidade no processo é vital para melhorar a qualidade.
• Identifique e diminua as etapas sem valor agregado.
• Toda interação é entre um cliente e um fornecedor.
• Capacite o trabalhador para decretar a mudança.
• Todas as ideias são abordadas e respondidas de alguma forma.
• Diminua o desperdício.
• Aborde o local de trabalho com boa disciplina de limpeza.

O resultado do Kaizen deve ser um local de trabalho melhor, um ambiente mais seguro, a eliminação do trabalho árduo, ensinar as pessoas a inovar cientificamente e testar novas ideias, reduzir o desperdício, aumentar a produtividade, otimizar a cadeia de suprimentos e os canais de vendas e assim por diante.

Você sempre pode fazer melhor, melhorá-lo e melhorá-lo, mesmo que as coisas não estejam quebradas. No Kaizen, os problemas são vistos como oportunidades de melhoria.