8 Desperdícios Lean em um escritório

A Manufatura não é a única área de uma empresa que incorre em desperdícios regularmente. Embora a maioria de nós se concentre no chão de fábrica para identificar as melhorias necessárias para aumentar nossa competitividade, muitas empresas encontram oportunidades abundantes de redução de desperdícios no escritório.

No ambiente de escritório, os 8 tipos clássicos de desperdício da metodologia Lean se manifestam de maneiras diferentes do que vemos no chão de fábrica. Aqui está uma lista dos 8 desperdícios do Lean e algumas ideias sobre como eles se manifestam no ambiente do escritório.

Transporte = movimentação no trabalho. 

Ocorre quando o trabalho é transferido de uma pessoa para outra. Muitas vezes ocorrem retrabalhos, pois uma pessoa acaba fazendo o trabalho que a outra também está fazendo,

Isso leva a outros desperdícios, como defeitos, superprodução e processamento. O desperdício de transporte também ocorre quando o trabalho vai para a pessoa errada ou não chega à pessoa certa.

Estoque = trabalho que está aguardando para ser processado. 

O inventário é um resultado comum de cargas de trabalho desequilibradas, portanto o estoque pode ser encontrado em caixas de entrada de e-mail ou ordem de serviço, listas de tarefas, pipelines de desenvolvimento de produtos e gráficos de atribuição de recursos. 

Se uma pessoa tem três tarefas para completar, é garantido que duas delas estão esperando (no estoque) enquanto aquela pessoa realiza a terceira. Se você quiser ver o estoque como faz no chão de fábrica, deve tornar as listas, caixas de entrada, atribuições de recursos e pipelines de projetos visíveis em seu espaço de trabalho.

Movimento = pessoas em movimento ou trabalhando sem produzir. 

As reuniões são movimentos no sentido de que são um trabalho sem produzir, a menos que uma decisão seja tomada ou uma informação seja produzida durante a reunião. 

O desperdício de movimento que você vê de pessoas se movendo de sala de conferência para sala de conferência e de volta para suas mesas é realmente um movimento desperdiçado, mas provavelmente não é o desperdício para se combater primeiro. 

O desperdício de movimentação aparece quando as pessoas pesquisam arquivos que não conseguem encontrar, em chamadas telefônicas para rastrear informações ou em cliques de botões desnecessários para chegar ao final de uma ordem de serviço para atualizar a lista de tarefas, portanto  a maior parte do trabalho improdutivo ocorre dentro do sistema eletrônico enquanto a pessoa está sentada em sua mesa ou em uma reunião.

Espera = pessoas esperando por informações para realizar o trabalho. 

Este é outro desperdício comum, pois as pessoas trabalham em outras coisas enquanto esperam que uma coisa seja processada e preparada. Infelizmente, quando a única coisa finalmente fica pronta, tendemos a terminar o que começamos antes de voltar a ela. 

Por conta de sermos multitarefas, a espera é difícil de observar. Você deve fazer perguntas para descobri-la, ou identificá-la. É talvez o desperdício mais comum de todos no escritório.

Superprodução = produzir trabalho ou entregas desnecessárias. 

A superprodução aparece em várias cópias de informações, produzindo relatórios que não são lidos, escrevendo documentos formais ou conteúdos onde apenas a tabela é lida, respondendo a todos, trabalhando em entregas que não são importantes e entregando a mesma informação em vários formatos. 

Processamento desnecessário = esforço desnecessário para fazer o trabalho. 

O processamento excessivo aparece em aprovações de assinaturas adicionais, entrada de dados ou alterações de formato de dados, revisão frequente de documentos ou informações ou formulários ou bancos de dados complexos que exigem que as informações sejam inseridas repetidamente. O excesso de processamento geralmente resulta da criação de várias versões de um trabalho, que agora deve ser reconciliado no trabalho verdadeiro.

Defeitos = qualquer trabalho que não cumpriu seu propósito ou não foi correto na primeira vez. 

Os defeitos incluem trabalho atrasado, informações incorretas, informações conflitantes, instruções que devem ser esclarecidas, informações insuficientes, trabalho ou informações parcialmente completas, arquivos com nomes errados, arquivos ou informações perdidos e qualquer coisa que deva ser retrabalhada. O retrabalho é a dor que resulta dos defeitos. Encontre o retrabalho e você encontrará o desperdício do Defeito.

Habilidades Subutilizadas = capacidades de pessoas que não são usadas ou aproveitadas. 

Isso acontece com frequência em grandes organizações onde as habilidades e origens de todos não são de conhecimento comum. Isso pode variar desde a não captura de ideias que os funcionários possam ter para novos produtos ou inovações. 

Transferir conceitos de manufatura enxuta para o escritório pode ser um pouco convincente. Em primeiro lugar, os funcionários do escritório devem aceitar a filosofia apropriada para seu espaço de trabalho. Os indivíduos podem achar difícil imaginar a implementação de conceitos originalmente projetados para fábricas em um ambiente de escritório. 

Enquanto eles percorrem a política da empresa, pedidos e e-mails, o pessoal da fábrica já está imerso na linguagem do Lean e confortável com palavras como “kaizen” e “kanban”. Uma vez que os funcionários do escritório aumentem seu nível de confiança com os conceitos Lean, eles vão querer compartilhar melhorias e ideias com seus colegas de chão de fábrica, preenchendo a lacuna entre a loja e o escritório e aumentando a lealdade dentro de sua empresa.