O que é e como utilizar a ferramenta de solução de problemas A3
- setembro 8, 2021
- 6:31 pm
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O A3, é uma metodologia para abordar uma ampla variedade de problemas. É especialmente eficaz para os problemas difíceis e recorrentes que parecem nunca ser realmente resolvidos.
Origem da ferramenta de solução de problemas A3
O relatório A3 é uma das muitas ferramentas de gerenciamento Lean desenvolvidas como parte do Sistema Toyota de Produção.
Também existe a lenda de que Taiichi Ohno frequentemente se recusava a ler além da primeira página de qualquer relatório escrito. É por isso que o A3 é um relatório de uma página.
O nome A3 vem do tamanho de papel europeu A3 correspondendo a 11 polegadas por 17 polegadas ou 29,7 cm x 42 cm.
O pensamento A3 desempenhou um papel importante no sucesso operacional da Toyota. Consequentemente, tornou-se uma ferramenta difundida, agora utilizada em vários setores.
Vamos explorar a ferramenta de solução de problemas A3 em detalhes!
Fundamentos do modelo A3
Antes de começar com a formação de seu próprio método de relatório A3, você precisa estar familiarizado que existem 3 funções principais no processo:
1 – Proprietário
O proprietário é responsável por gerenciar o processo e manter o documento. Por outro lado, o proprietário precisa ser aconselhado e supervisionado por um mentor com experiência em resolução de problemas.
2 – Mentor / treinador
O papel do mentor é dar instruções e provocar o dono do problema para encontrar a solução, mas não dar respostas e proposições.
3 – Respondentes
Por último, mas não menos importante, existem respondentes ou partes interessadas. Eles são a terceira parte, que está diretamente interessada nos resultados finais do projeto A3.
Aqui está o desafio. Normalmente, há uma grande variedade de partes interessadas envolvidas. O proprietário do problema precisa ter acesso a todos eles, se necessário.
No entanto, todos sabemos que é um pouco difícil chegar a alta administração em organizações com uma hierarquia rígida.
É por isso que toda a organização deve estar familiarizada com o conceito de pensamento enxuto e estar preparada para ajudar a qualquer momento. Às vezes, isso é desafiador, mas pode mostrar o quão flexível uma organização realmente é e o quanto ela está disposta a investir, em tempo, para a resolução de problemas.
No final do dia, a comunicação ativa entre todas as partes envolvidas é crucial para o sucesso de qualquer projeto A3.
O Relatório A3
A metodologia A3 é um processo de pensamento enxuto onde o dono do problema deve passar pelas diferentes etapas do modelo até que haja uma solução adequada a ser implementada. O proprietário precisa se comunicar ativamente com seus colegas e o mentor do projeto.
Vamos agora examinar as diferentes etapas que compõem o processo A3.
Background
Em primeiro lugar, você precisa esclarecer o problema e descrevê-lo resumidamente. Este é um ponto de partida onde o proprietário pode adicionar contexto e apoiar as próximas etapas. Além de levantar brevemente os resultados históricos do processo/problema.
Situação atual
Antes que um problema possa ser resolvido adequadamente, o proprietário do problema precisa descrever a situação atual na área onde o problema aparece. Ou seja, qual a frequência que o problema ocorre, em quais situações, quais impactos no negócio.
Nesse estágio, você pode mapear os diferentes processos que existem em torno da área do problema. Isso permitirá que você tenha uma visão geral e identifique a causa raiz.
Definir metas / objetivos
Depois que a situação atual estiver clara, você precisará definir metas. Lembre-se de que, neste estágio, você precisa levar em consideração que não tem a imagem completa.
Então, depois de passar pelas etapas restantes até a “confirmação do efeito”, você pode voltar a esta etapa e adicionar mais detalhes às metas iniciais.
Abaixo podemos ver o modelo de relatório A3 utilizado pela Alvarium
Análise de causa raiz
Esta é uma etapa significativa da implementação bem-sucedida do processo A3. Tentar combater o problema imediatamente significa que você está apenas tratando os sintomas, deixando a causa raiz intacta. Dessa forma, um problema pode aparecer novamente em proporções maiores.
Portanto, depois de ter um bom entendimento de como os processos funcionam e a meta inicial, você precisa descobrir a causa raiz do problema. Usualmente são utilizadas duas ferramentas combinadas:
Diagrama de Ishkawa ou Espinha de Peixe: Utilizado para elencar e categorizar possíveis causas do problema a ser resolvido.
5 Por Quês: Utilizado para encontrar a causa raiz de 2 ou 3 principais causas elencadas no Ishkawa.
Contramedidas
Assim que estiver familiarizado com a causa raiz, você pode começar a oferecer soluções. A partir daqui, você pode voltar à meta inicial e adicionar mais detalhes. Em todos os casos, as contra-medidas devem levar a um entendimento claro de como a meta inicial será alcançada.
Plano de implementação
Depois de definir as contra-medidas, você deve apresentar um plano de implementação que inclua uma lista das ações que serão aplicadas para colocar as contra-medidas em vigor. Também é útil designar pessoas responsáveis para cada tarefa e uma data de vencimento. Nessa etapa é utilizada o 5W2H.
Confirmação de efeito e acompanhamento
A última etapa é fundamental para o estabelecimento de uma cultura de melhoria contínua. É imperativo medir os resultados reais e confirmar o efeito de suas contramedidas.
Quer haja resultados positivos ou negativos, você precisa agir.
Se os resultados reais forem diferentes dos previstos, você deve modificar o plano, implementá-lo novamente e fazer o acompanhamento.
Se houver um efeito positivo, você deve comunicar as melhorias para o resto da organização e, por fim, torná-las um padrão.
Por fim, você pode contar com a Alvarium para te auxiliar no processo de resolução de problemas da sua empresa!
